Quand les coûts de vos projets MarTech dérapent

Lorsque les coûts de vos projets MarTech deviennent incontrôlables, il est souvent trop tard. Les problèmes s’accumulent et la gestion de projet devient un véritable cauchemar. Au fil des années, nos consultants ont identifié plusieurs facteurs qui peuvent entraîner un dérapage des coûts. Il est essentiel de prendre conscience de ces facteurs à chaque étape du projet.

1. Explosion des coûts de production

Pour estimer les coûts de production d’un projet, il suffit d’additionner les budgets suivants:

• Les ressources humaines de développement et de support (ex: gestion de projet, support juridique)
• Les coûts de logiciels, de licenses ou de mise en place d’outils nécessaires à la production
• Les coûts d’agence (si vous avez besoin de faire appel à une aide externe)

Lorsqu’il s’agit de projets MarTech, les coûts directs peuvent rapidement déraper. Cela est souvent dû à une sous-estimation des enjeux commerciaux et des défis techniques. Par exemple, si l’estimation finale des besoins est réalisée lors de la présentation initiale ou du briefing, il est quasiment inévitable que les coûts dépassent les prévisions.

Notre recommandation: Selon plusieurs études, les coûts réels des projets sont en moyenne 25% plus élevés que la proposition initiale. Il est donc conseillé d’estimer les ressources nécessaires en tenant compte de cette marge de manœuvre dès le départ. L’estimation finale ne peut être réalisée qu’après la validation du cahier des charges.

2. Sous-estimation des coûts de gestion de projet

Le succès d’un projet est souvent lié à la qualité de sa gestion. Outre les compétences techniques et relationnelles du chef de projet, la qualité dépend des exigences du client. Selon le nombre de réunions, de réunions sprint, de conversations par e-mail, de rapports, etc., les coûts peuvent atteindre des sommets. Cela est particulièrement vrai lorsque les processus et les canaux de communication ne sont pas devenus une routine pour tous les acteurs du projet.

Par défaut, les coûts de gestion de projet représentent environ 15% des coûts de production. Cela inclut un sprint meeting par semaine et des réunions régulières entre les donneurs d’ordre et le chef de projet. C’est une norme standard. Dans le cas de projets pour des donneurs d’ordre bien connus, ces coûts peuvent être réduits jusqu’à 10%. Dans le cas contraire, les coûts de gestion peuvent facilement atteindre 20%.

Notre recommandation: Il est important de faire un bilan dès le début avec le donneur d’ordre afin de définir précisément ses attentes en termes de traitement. Tout comme dans un restaurant ou un hôtel, le client détermine son niveau d’exigences en matière de services.

3. Besoin de repousser les délais

Le temps, c’est de l’argent. Si le projet n’est pas livré dans les délais, cela peut entraîner des pertes commerciales ou avoir des répercussions négatives sur d’autres objectifs.
Lorsqu’un projet prend du retard, repousser les échéances est souvent la solution la plus facile. Cela permet généralement de limiter l’augmentation des coûts directs du projet, tels que la production, les licences ou les agences. Cependant, ajuster les délais peut avoir des conséquences importantes pour l’entreprise à moyen et long terme. Dans de nombreux cas, augmenter les ressources allouées au projet peut préserver les opportunités commerciales à court terme.

Notre recommandation: La réévaluation des délais doit être effectuée de manière pragmatique, presque comptable. Il est essentiel d’anticiper l’impact des nouveaux délais sur l’ensemble de l’entreprise. Les décisions prises trop rapidement peuvent avoir des conséquences importantes.

4. Difficultés à gérer les exigences du donneur d’ordre

Il arrive que la relation avec le donneur d’ordre se détériore car:

• le briefing est remis en question à plusieurs reprises pour des questions de conjoncture ou de stratégie d’entreprise
• la structure de l’entreprise est fragile. Par exemple, tout se complique lorsque les participants au projet changent brusquement, et que les suivants doivent être intégrés au projet existant.
• la politique interne de l’entreprise prend le pas sur le bon déroulement du projet
• les prises de décisions et les process de validations sont compliqués, notamment en termes de délais
• le briefing n’est pas complet et validé, mais le donneur d’ordre exige néanmoins que la production commence
• Le niveau de qualité exigé par le donner d’ordre change brusquement, autant au niveau de la gestion que de la production
• le donneur d’ordre ne fait pas remonter toutes les informations au Project Leader et à l’équipe de production, malgré les sollicitations
• Les délais sont subitement raccourcis

Notre recommandation: Le donneur d’ordre doit identifier et comprendre l’impact des différentes décisions prises tout au long du projet. Il est crucial de discuter quelques exemples similaires dès la phase de briefing. Chaque changement doit théoriquement faire l’objet d’un  nouveau devis. Le donneur d’ordre doit comprendre les fondement de ces changements. Sinon, le projet est en danger.

5. Difficultés à gérer les défis techniques

Lors des briefings avec le donneur d’ordre, il est fréquent que les aspects techniques soient abordés de manière (trop) générale. Les spécialistes de la production se positionnent par rapport à une situation « normale » et donnent leur avis sur la faisabilité du projet. Cependant, au cours des différentes phases de développement, les équipes de production peuvent être confrontées à des « mauvaises surprises ». Voici quelques exemples :

• L’augmentation soudaine de la complexité du projet initial.
• La nécessité de connaître d’autres langages de programmation ou logiciels pour la production (ce qui implique souvent la collaboration avec d’autres personnes).
• La rencontre d’une situation que l’équipe de production n’a jamais rencontrée auparavant.
• L’instabilité de l’environnement MarTech du client : structure de codes, intégrations, flux de données.
• La complexité technique de la phase de test.

Notre recommandation: Il est essentiel d’organiser régulièrement des mises à jour techniques entre le donneur d’ordre et l’équipe de production. De plus, le chef de projet doit être conscient des évolutions potentielles de l’environnement MarTech. Enfin, le contrôle qualité doit être effectué par les équipes techniques du donneur d’ordre dès la livraison de chaque élément technique.

En résumé…

Lorsque les coûts de vos projets MarTech dérapent, il est souvent trop tard. C’est pourquoi il est essentiel d’adopter une approche qualitative et transparente dès le début de chaque projet. Le donneur d’ordre doit comprendre tous les enjeux dès le départ.
C’est le donneur d’ordre qui prend les décisions, qui arbitre et qui paie la facture (directement ou indirectement). En prenant le temps de discuter en détail de l’ensemble du projet, un climat de confiance s’établit. Lorsque des difficultés surviennent, le donneur d’ordre et le chef de projet travaillent ensemble pour trouver des solutions, dans une atmosphère positive et constructive.