Wenn die Kosten für Ihre MarTech-Projekte ausser Kontrolle geraten

Wenn die Kosten für Ihre MarTech-Projekte aus dem Ruder laufen, ist es oft zu spät. Die schlechten Nachrichten häufen sich und das Projektmanagement wird zum Albtraum. Im Laufe der Jahre haben unsere Berater eine Reihe von Faktoren identifiziert, die alles aus dem Ruder laufen lassen. Das Bewusstsein muss in allen Phasen des Projekts geweckt werden.

1. Explosion der Produktionskosten

Um die Produktionskosten eines Projekts zu schätzen, addieren Sie einfach die folgenden Budgets:

• Arbeitskräfte für die Entwicklung und Unterstützung (z. B. Projektmanagement, rechtliche Unterstützung)
• Kosten für Software, Lizenzen oder die Einrichtung von Tools, die für die Produktion benötigt werden
• Agenturkosten (wenn Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen müssen)

Bei MarTech-Projekten können die direkten Kosten sehr leicht aus dem Ruder laufen. Dies ist häufig auf eine Unterschätzung der geschäftlichen Probleme und technischen Herausforderungen zurückzuführen. Wenn zum Beispiel die endgültige Schätzung des Bedarfs zum Zeitpunkt des „Pitches“ oder des ersten Briefings vorgenommen wird, ist ein Ausrutscher bei den Kosten sicherlich unvermeidlich.

Unsere Empfehlung: Mehreren Studien zufolge sind die tatsächlichen Projektkosten im Durchschnitt 25% höher als der ursprüngliche Vorschlag. Zu Beginn wäre es sinnvoll, eine Schätzung der benötigten Ressourcen vorzunehmen, die diesen Spielraum berücksichtigt. Die endgültige Schätzung kann erst nach der Freigabe der Anforderungsspezifikation vorgenommen werden.

2. Unterschätzung der Kosten für das Projektmanagement

Der reibungslose Ablauf eines Projekts hängt oft von der Qualität des Projektmanagements ab. Abgesehen von den technischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten des Project Leaders hängt die Qualität von den Anforderungen des Auftraggebers ab. Je nachdem, wie viele Meetings, Sprint-Meetings, E-Mail-Konversationen, Reportings usw. durchgeführt werden, können die Kosten für Ihre MarTech-Projekte in die Höhe schnellen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Prozesse und Kommunikationskanäle nicht für alle Projektbeteiligten zur Routine geworden sind.
Standardmäßig liegen die Kosten für das Projektmanagement bei etwa 15 % der Produktionskosten. Das entspricht einem Sprintmeeting pro Woche und regelmäßigen Meetings zwischen den Auftraggebern und dem Project Leader. Das ist ein Standard, nicht mehr. Bei Projekten für einen bekannten Auftraggeber können diese Kosten um bis zu 10 % sinken. Andernfalls können die Managementkosten leicht bis zu 20 % betragen.

Unsere Empfehlung: Es ist wichtig, von Anfang an mit dem Auftraggeber zu klären, wie genau er behandelt werden möchte. Ähnlich wie beim Empfang in einem Restaurant oder Hotel definiert der Kunde sein Anspruchsniveau an die Dienstleistungen.

3. Notwendigkeit, die Fristen zu verlängern

Time is money. Wenn das Projekt nicht rechtzeitig geliefert wird, kann dies zu Geschäftsverlusten oder negativen Auswirkungen auf andere Ziele führen.

Notwendigkeit, die Fristen zu verlängern: Wenn sich ein Projekt verzögert, ist die Verschiebung der Fristen oft die einfachste Lösung. Dadurch kann oftmals der Anstieg der direkten Kosten des Projekts (z. B. Produktion, Lizenzen, Agenturen) begrenzt werden. Die Neubewertung von Fristen kann jedoch mittel- und langfristig weitreichendere Folgen für das Unternehmen haben. In vielen Fällen kann die Erhöhung der Ressourcen, die für das Projekt bereitgestellt werden, kurzfristige Geschäftschancen retten.

Unsere Empfehlung: Das Hinterfragen von Fristen muss auf pragmatische, ja fast schon buchhalterische Weise erfolgen. Es ist unerlässlich, die Auswirkungen der neuen Fristen auf das gesamte Unternehmen zu antizipieren. Eine zu schnelle Entscheidung kann weitreichende Folgen haben.

4. Schwierigkeiten, mit den Anforderungen des Auftraggebers umzugehen

Es kommt vor, dass sich die Beziehung zum Auftraggeber verschlechtert, weil:

• das Briefing aufgrund von Fragen der Konjunktur oder der Unternehmensstrategie wiederholt in Frage gestellt wird
• die Struktur des Unternehmens ist fragil. Kompliziert wird es zum Beispiel, wenn sich die Projektteilnehmer plötzlich ändern und die nächsten in das bestehende Projekt integriert werden müssen.
• die interne Politik des Unternehmens überlagert den reibungslosen Ablauf des Projekts
• die Entscheidungsfindung und die Validierungsprozesse sind kompliziert, insbesondere in Bezug auf die Fristen
• das Briefing ist nicht vollständig und freigegeben, aber der Auftraggeber verlangt dennoch, dass die Produktion beginnt
• Le niveau de qualité exigé par le donner d’ordre change brusquement, autant au niveau de la gestion que de la production
• Das vom Auftraggeber geforderte Qualitätsniveau ändert sich schlagartig, sowohl im Management als auch in der Produktion.
• Die Fristen werden plötzlich verkürzt

Unsere Empfehlung: Der Auftraggeber muss die Auswirkungen der verschiedenen Entscheidungen, die im Laufe des Projekts getroffen werden, erkennen und verstehen. Es ist entscheidend, bereits in der Briefingphase einige ähnliche Beispiele zu besprechen. Theoretisch muss für jede Änderung ein neuer Kostenvoranschlag erstellt werden. Der Auftraggeber muss die Grundlagen dieser Änderungen verstehen. Andernfalls ist das Projekt gefährdet.

5. Schwierigkeiten, mit technischen Herausforderungen umzugehen

In den Briefings mit dem Auftraggeber werden technische Aspekte häufig (zu) allgemein angesprochen. Die Produktionsspezialisten positionieren sich in Bezug auf eine „normale“ Situation und geben ihre Meinung über die Machbarkeit des Projekts ab. Im Laufe der verschiedenen Entwicklungsphasen können die Produktionsteams jedoch „Überraschungen“ erleben. Hier einige Beispiele:

• die Komplexität des ursprünglichen Projekts nimmt plötzlich zu
• die Produktion erfordert die Kenntnis anderer Programmiersprachen oder Software (und damit oft auch andere Mitarbeiter)
• das Produktionsteam mit einer Situation konfrontiert wird, die es noch nie zuvor erlebt hat
• die MarTech-Umgebung des Kunden ist instabil: Code-Strukturen, Integrationen, Data-Flows
• die Testphase wird technisch kompliziert

Unsere Empfehlung: Zwischen dem Auftraggeber und dem Produktionsteam muss regelmäßig ein technischer Punkt gemacht werden. Außerdem muss sich der Project Leader über die potenziellen Entwicklungen im MarTech-Umfeld im Klaren sein. Schließlich muss eine Qualitätskontrolle durch die technischen Teams des Auftraggebers durchgeführt werden, sobald ein technisches Element geliefert wird.

In Kürze…

Wenn die Kosten für Ihre MarTech-Projekte aus dem Ruder laufen, ist es oft zu spät. Deshalb ist ein qualitativer Ansatz für jedes Projekt erforderlich, der auf Transparenz beruht. Der Auftraggeber muss von Beginn des Projekts an alle Herausforderungen verstehen.

Es ist der Auftraggeber, der entscheidet, der schlichtet, der entscheidet… und der die Rechnung bezahlt (direkt oder indirekt). Wenn man sich die Zeit nimmt, das gesamte Projekt im Detail zu besprechen, entsteht ein Klima des Vertrauens. Wenn Schwierigkeiten auftreten, suchen der Auftraggeber und der Project Leader in einer positiven und konstruktiven Atmosphäre gemeinsam nach Lösungen.